南工发〔2014〕33号

为进一步完善教务处行政管理流程，强化服务意识，提高工作效率，特制定本规程。本规程如与学校有关规定不一致的，按学校有关规定执行。

一、内部管理体制

（一）实行分管副校长领导下的处长负责制，副处长在其分工范围内协助处长工作。

（二）各科（室）负责人在分管处领导的指导下独立开展工作，对分管处领导负责。

（三）各科（室）人员必须认真履行岗位职责，并服从科室负责人的临时工作安排。

（四）各科（室）人员对岗位职责范围内的事务应及时处理，不得无故拖延。

二、内部议事制度

（一）议事机构：处内议事机构包括处长会议、处务会议和全体会议。

1．处长会议参加人员为处长、副处长，处办负责会议记录。

2．处务会议参加人员为处长、副处长及各科（室）负责人，处办负责会议记录。

3．全体会议参加人员为本处全体职工（不含临时借调人员），处办负责会议记录。

（二）议事规则

1．处长会议根据工作需要不定期召开，由处长召集并主持。

2．处务会议原则上每两周召开一次，由处长召集并主持（处长因公外出时可指定副处长召集并主持）。如因工作需要可临时召开。

3．全体会议每学期至少召开两次，由处长召集并主持（处长因公外出时可指定副处长召集并主持）。

4．参会人员应准时出席，并按相关要求做好准备。

（三）议事内容

1．处长会议内容：（1）讨论涉及教务处职责范围的各项工作，决定工作原则及实施办法；（2）讨论需提交到校党委会议或校长办公会议研究的问题并做出决定；（3）讨论处内人事安排、工作调整等重要事宜并做出决定；（4）需要在处长会议进行研究的其它事项并做出决定。

2．处务会议内容：（1）通报各科（室）阶段性工作进展情况；（2）讨论各科（室）工作中不能根据已有的政策、规定或惯例来解决的一些具体问题并做出决定；（3）其它需要在处务会议进行研究的事项并做出决定。

3．全体会议内容：（1）传达、学习上级有关文件精神；（2）总结阶段性工作，讨论今后工作设想；（3）讨论涉及全处职工切身利益的重要事项。

（四）议事结果处理

1．处办负责上述会议的会议记录，并建档保存。

2．处长会议和处务会议做出的决定，由分管处领导组织实施或督促各有关科(室)实施。

三、计划总结制度

（一）每年年底，各科（室）按当年工作计划内容，并对照实际工作完成情况，认真总结一年来的工作，形成科（室）总结，交分管处领导审阅签字后，报处办汇总。全处年度工作总结，经处长审定签字后，由处办报送校长公室并做好存档。

（二）每年年底，各科（室）在总结当年工作时草拟下一年度的工作计划，交分管处领导审阅签字后，报处办汇总。全处下一年度工作计划，经处长审阅、报分管校领导审定后，由处办报送校长办公室，并发至处领导、各科（室）及各教学单位，同时做好归档。

（三）为推进机关效能建设，全面了解全处各科（室）工作情况和工作状态，及时总结提高，实行“双周工作计划”制度。各科（室）在每双周周五下午下班前拟好下两周的工作安排，经分管处领导审阅后报处办汇总并印发至处领导和各科（室），同时做好归档。

（四）重要工作在做好总结的同时要在第一时间进行报道。

四、首问负责制度

（一）凡学校的师生员工和社会各界人士到教务处办事或来电来函咨询有关事宜时，首位接洽的处内人员必须热情接待，耐心解释，认真办理，负责到底。对于不清楚、掌握不准确的问题应及时请示领导。

（二）属于本科（室）职责范围内的，当有关责任人外出开会、出差、公休、病假等暂不在岗位或联系不上的，首问责任人必须认真记录服务对象的单位、姓名、联系电话及拟办事项内容等，并负责转交或及时联系责任人、或报告本科室（单位）负责人处理。

（三）不属于本科（室）职责范围内，但属于教务处职责内的，首问责任人不能使用“不知道”、“不清楚”、“不归我管”等语言予以回绝，而应热情帮助服务对象与有关科（室）取得联系。

（四）建立处长电子信箱，由处办负责接收和处理，并及时向处长报告。“处长电子信箱”自收到函件之日起5个工作日内给予答复。

五、财务管理及报销制度

（一）各科（室）根据年度工作计划、学校当年下达的预算经费数额以及经处长会议商定的预算经费二次分配计划，编制本科（室）的年度经费开支预算方案，经分管处领导审阅后，由处长批准执行。

（二）各科（室）所有的开支必须由经手人写明用途、款项和签字，经科（室）负责人审核验收，并按照“收支两条线、财务归口管理”的原则报分管处领导审批和签字后，方可根据学校有关规定办理报销手续。副处长外出时，其归口负责部分由处长代为审批。

（三）各科（室）若临时购买急需的办公用品或用车、用餐等须经分管处领导同意，并报告处长，由处办负责协调。

（四）职工的劳务费等经分管处领导审批，并经处长同意后，由各科（室）按学校有关规定办理。

六、文件收发及印章管理制度

（一）文件收发制度

1．外来文件的收文程序：由处办统一收文和登记，交处长批阅后将复印件交分管处领导组织实施或督办。各科（室）做好相关文件、信函复印件的存档工作。

2．校发文件的发文程序：科（室）拟稿→科（室）负责人初核并填写发文单→分管处领导复核稿签字→处长审批签字→科（室）报送校长办公室审批、印发。

3．处发教字文件的发文程序：科（室）拟稿→科（室）负责人核稿→分管处领导审批签字→处长审批签字→分管校领导审批签字→处办登记并统一编号→发布教字文、印发。

4．处发通知（学校OA）的发文程序：科（室）拟稿→科（室）负责人核稿→分管处领导审批签字（重要的由处长审批）→处办发布通知（纸质稿存档）。各科（室）做好存档工作，并将电子和纸质文档报送处办公室。

5. 处发通知（教务在线）的发文程序：科（室）拟稿→科（室）负责人核稿→分管处领导审批签字（重要的由处长审批）→科室发布通知（纸质稿存档）。

（二）印章管理制度

1．印章的使用坚持“谁管理、谁负责”的原则。

2．印章由专人严密保管，严格启用。使用时均须严格登记。

3．学生成绩专用章及各科（室）印章实行科（室）负责人负责保管。

七、文件归档制度

（一）各科（室）在开展各项工作的过程中，要收集和保存好相关材料（含音像材料）。

（二）以科（室）为单位，按专项工作分类别将材料及时归档。各科（室）确定相应的责任人，实行“谁经办、谁负责、谁归档”的原则。

（三）因归档工作失误而造成严重后果的，要追责。

八、考勤管理制度

（一）所有人员应严格遵守学校作息制度，不迟到，不早退，不旷工，上班时间不得无故擅离职守。

（二）各科（室）负责人负责本科室人员的考勤工作，处办负责处领导及各科（室）负责人的考勤。

（三）事假、病假均须书面申请并按程序报批。

1．一般工作人员请假一天以内，报科（室）负责人审批；请假一周以内，经科（室）负责人同意后报分管处领导审批；请假一周以上，经处长同意后报人事处审批。

2．科（室）负责人请假一天以内，报分管处领导审批；请假一周以内，经分管处领导同意后报处长审批；请假一周以上，经处长同意后报人事处审批。

3．副处长请假三天以内，报处长审批；请假三天以上，经处长同意后报分管副校长审批。

4．副处级以上干部请假还需按学校有关规定办理。

（四）请病假一周以上者，须出具校医院或其它县级以上医院的诊断及病假证明，经处长同意后报人事处审批。

（五）请假三天以上人员应报处办备案并及时销假。

（六）考勤作为年度考核的重要内容。无故旷工者，按照学校有关规定处理。

九、人事管理制度

（一）处内人事工作实行处长会议商议、决策机制。

（二）处长会议可根据工作需要对处内人员的岗位或工作内容作出调整决定。

（三）严格考核制度（另行发文），对年度考核优秀的人员，予以奖励；对年度考核基本称职者，予以劝诫。

十、固定资产管理制度

（一）处办负责处内固定资产的建账、调配和管理工作。

（二）购买办公设备家具，须经处长同意后由处办统一采购，并及时办理固定资产登记手续。

（三）处内固定资产的使用和调拨，须经处领导同意后由使用人向处办办理登记、领用、调拨手续。若因工作需要调整，需事先报处办办理相关手续。

（四）使用人应加强对所使用固定资产的保管和维护，保证正常使用。凡属个人原因造成损坏丢失的，应追究当事人的责任，并按规定予以赔偿。

（五）人员调离，应先行退回所使用的固定资产并保持完好。

（六）处内固定资产实行动态使用管理制度。处办可根据实际情况，经处领导研究决定后合理调配固定资产的使用。

十一、信息安全管理制度

信息安全：主要包括账号使用安全、密码安全和电子数据安全。

（一）帐号只限本人使用，给他人使用造成的后果由本人负责。

（二）在使用的计算机系统中，应安装杀病毒、防木马等安全软件，尽量避免在机房等场所的公共电脑上使用帐号，如确需使用，应在输入密码时注意防护，防止键盘操作被他人看到或者被摄像。

（三）为避免电脑被盗、硬盘损坏等造成电子数据丢失，要对数据进行定期备份。小量电子数据可使用专用邮箱定期备份，敏感信息在邮箱备份应使用压缩软件打包加密，以避免信息泄露；大量的数据可使用教务处其它办公室电脑定期异地备份。

十二、本规定自颁布之日起实施，由教务处处长会议负责解释。

                            

南昌工程学院教务处

                            2014年2月28日