南工教字[2004]13号

 

教学档案是衡量学院教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是反映学院教育发展与教育改革的重要依据，是学院档案中的关键内容，处于极为重要的位置。为了加强和规范教学档案管理工作，充分发挥其在学院教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学院的发展服务，特制定本暂行规定。

一、基本要求

（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字文件、图表、电子声像载体材料等均属教学档案，都要整理归档。

（二）教学档案是教学管理的重要组成部分，各部门要纳入到教学管理制度当中，纳入各级管理人员岗位责任，并作为考核部门教学管理水平的指标之一。

（三）教学档案归档的文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

（四）教学档案应实行集中统一管理，凡属永久性保存的教学档案一律移交学院档案管理部门保存，不属永久保存的材料由各处、系、院、部档案室保存（二级管理）。学院档案管理部门和各处、系、院、部应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的档案干部，统一管理本部门教学文件材料，及时归档，并按期向学院档案部门移交教学档案。

（五）归档的教学材料必须有参考价值和凭证作用；必须遵循其自然形成规律保持有机联系；保证完整、系统、准确。

（六）教学档案管理单位应努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变，能建立电子档案的应建立部门电子档案，逐步实现教学档案的现代化管理。

（七）各教学单位档案盒要求采用国家标准的档案盒，规格统一。

（八）各档案文件统一放置在档案柜(架)上保存。

二、 教学档案归档流程

（一）教学材料积累

1、新学年开始后，各处、系、院、部要形成积累教学文件材料的任务，并落实到各部门工作中。

2、各部门档案管理员按教学文件材料归档分类表分别积累教学文件材料，并定期整理。学院档案管理部门和教务处督促、检查和指导档案管理员做好教学文件材料的积累工作。

（二）教学材料整理组卷

1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门的档案管理员核实后负责向学院档案管理部门移交。

2、根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。

3、卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

4、卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧装订。对破损的材料应进行修补。

5、学生学籍档案以件为单位，逐件加盖件号章，装入卷盒。

6、各种材料大小均为A4纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。

7、按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，并在右上角加盖件号，按顺序填上件号。

8、填写卷内目录及备考表。

9、填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。

10、归档的教学材料必须字迹工整（严禁圆珠笔、复写字迹），格式统一，签字盖章手续完备。                                                       

（三）教学档案归档验收

1、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

2、填写移交目录一式两份。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月，双方各执一份。

3、教学综合管理文件次年6月底前归档，其它各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业），于当年12月底一次性归档（寒假前）。

三、教学档案归档的主要内容

 

注：长期指10年及以上，短期指4年及以上。

                                                 二〇〇四年十一月二十五日